従業員のマイナンバー管理

マイナンバー

＜従業員およびその家族のマイナンバーを取得する＞

従業員の源泉徴収票など税に関する書類や、雇用保険や健康保険など労働保険や社会保障に関する書類にマイナンバーの記載が義務づけられるため、
従業員とその家族のマイナンバーを取得する必要があります。とはいうものの、
なかにはマイナンバーの提出を拒否する従業員も予想できますので、事前に就業規則を見直すなど、全員提出を義務付けるなどの対策が必要になりそうです。

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例えば雇用保険被保険者資格取得届 　「1.の個人番号の欄に従業員のマイナンバーを記載します」
http://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11600000-Shokugyouanteikyoku/0000088973.pdf
 （平成28年１月より使用する様式です）

 

 

 

＜マイナンバーの安全管理＞
マイナンバーは、秘匿性が非常に高い情報なので厳重な保管を含めた安全管理措置が求められます。
そして、従業員が退職したときなど、その職員のマイナンバーが不要になりますが、原則7年間厳重に保管した上で、
復元不可能な形で破棄するというルールが定められています。
つまり、従業員が入社してから退社した後も厳格な管理が必要となるわけです。
自社の従業員のマイナンバーを外部に委託する際には、従業員の許諾を受ける必要があります。

＜すべての企業が対象に＞
個人情報保護法では、保有する個人情報が5千件を超えない小規模事業者は適用外でしたが、
今回は情報の数に関わらず従業員を雇用しているすべての企業が対象になります。

＜罰則＞
罰則ですが、マイナンバーは、故意に不正行為を行ったら直ちに刑事罰の対象です。
この場合、不正行為を行った従業員が対象になりますが、雇用している会社に対しても罰金刑が科せられる両罰規定も存在します。
一度漏えいしてしまうと取り返しのつかない情報だからこそ、重い刑罰が明確に示されています。
万一情報漏えいが発生した場合、大きく分けて「損害賠償」「刑事罰」「行政対応」のリスクが考えられます。
損害賠償請求については、管理していた会社に対する使用者責任や監督責任の追及がそれに該当します。

損害賠償がどの程度になるのかは、まだ事例がないので分かりませんが、
所得に関する情報や健康に関する情報が紐づいている番号だけに、１件あたりはかなりの金額になると想像されます。
刑事罰という観点では、現状最高懲役刑として4年が設定されています。
この4年という数字には意味があり、法令上、3年を超えると執行猶予がつけられません（刑法第25条）。つまり、あまりに悪質な事案であれば執行猶予のない実刑もあり得るということです。
一方、会社には、懲役刑はありませんが、両罰規定によって重い罰金刑が科される可能性もあります。

行政対応に関しては、特定個人情報保護委員会という中立的な第三者委員会が設置され、
勧告や指導が委員会を通じて行われます。特定個人情報保護委員会⇒http://www.ppc.go.jp/
ずさんな安全管理措置の事務所に対しては、事業所名を公表して是正を促すということも考えられなくもありません。

マイナンバーの対応はこちらまでご相談ください。
五合庵行政書士・社労士事務所　電話　011-827-1241
相談フォームhttps://55an.net/contact/