【労務トラブル】

～ 慌てなくて大丈夫。事前に流れを知っておくだけで全然ちがいます ～

ある日とつぜん、年金事務所から「算定基礎届の確認のため、ご来所ください」という通知が届いた——。

はじめて受け取ると、「うちが何かまずいことをしたのか？」と焦りますよね。でも実際は、調査の大半は定期的なチェックで、すべての事業所が対象になりえるものです。

この記事では、年金事務所の調査（社会保険調査）について、「何を調べられるのか」「当日どんな書類を持っていくのか」「指摘されたらどうなるのか」を、なるべく平易な言葉でまとめました。

年金事務所が行う「社会保険調査」は、会社が社会保険（健康保険・厚生年金）を正しく手続きして、正しい保険料を納めているかを確認するものです。

大きく分けると2種類あります。

通知書に持参物が記載されていますが、一般的には以下の書類が求められます。通知書の記載を最優先にしつつ、下記を参考に準備してください。

• 賃金台帳（直近1〜2年分）
• 出勤簿またはタイムカード（直近1〜2年分）
• 労働者名簿
• 雇用契約書（または労働条件通知書）
• 被保険者報酬月額算定基礎届の控え
• 被保険者資格取得届・喪失届の控え
• 就業規則（ある場合）

年金事務所の調査で実際に指摘が多いのは、次の3点です。

社会保険料は「標準報酬月額」という区分をもとに計算されます。この区分が実際の給与と合っていない場合、保険料の不足が生じます。

たとえば、毎月支払っている交通費や皆勤手当を「保険料計算から外してよい手当」と誤って処理しているケースは、非常によくある指摘事項です。

「アルバイトだから社保は不要」と思っていても、週20時間以上・月88,000円以上（従業員51人以上の会社では）の条件を満たすと、社会保険への加入義務が生じます。この条件を知らずに未加入のまま放置しているケースが指摘されます。

給与が大きく変動した月から3か月後に標準報酬月額を見直す「随時改定」の手続きが必要な場合があります。この手続きを知らずに放置していると、保険料の過不足が累積します。

調査で不備が見つかった場合の流れは、おおむね以下のとおりです。

年金事務所の調査は、「今すぐ何かが起きているわけではない」状態でも、いざ対応しようとすると書類の準備や確認事項が多く、経営者の方が一人で抱えるには負担が大きい手続きです。

社労士に相談・依頼すると、以下のことをまとめて対応できます。

• 通知書の読み解きと、必要な書類の整理・確認
• 調査当日の立会い（代理出席）または事前シミュレーション
• 指摘事項が出た場合の訂正届の作成・提出
• 追徴保険料の計算チェックと従業員への説明サポート
• 再発防止のための算定基礎・随時改定の年間管理

「一度きりのスポット対応」でも受け付けていますので、顧問契約に限らずお気軽にご相談ください。