労務トラブル

～ 初めての労基署対応で、結果を分けた「1通の報告書」 ～

ある日突然、労働基準監督署から電話がかかってきます。

「元従業員の方から申告がありまして、お話を伺いたいのですが、○月○日にお越しいただけますか。」

この電話を受けた瞬間、多くの社長が頭の中が真っ白になります。

「逮捕されるのか」「罰金を取られるのか」「会社名が公表されるのか」――。テレビのニュースで見るような「悪質企業の摘発」のイメージが一気に浮かんで、パニックになる方がほとんどです。

しかし、落ち着いてください。初回の出頭は「逮捕」でも「起訴」でもありません。ほとんどの場合は行政指導の入口であり、監督官が「何が起きているのか」を会社側から聞く場です。

大切なのは、この最初の一歩をどう踏み出すかです。手ぶらで行くか、きちんと準備して行くかで、その後の展開がまったく変わります。

監督官は初回出頭で、大きくわけて2つのことを見ています。

監督官も人間です。限られた時間の中で多くの案件を処理しています。会社側が事実関係を整理した書面を用意してくれれば、監督官にとっても助かるのです。

当事務所が実際にサポートした案件では、社長が初回出頭に全14項目・5ページの「経緯報告書」と賃金台帳や保険関係書類などの添付資料一式を持参しました。

その結果、監督官はその場で是正勧告を出すことはなく、書類を持ち帰って精査し、後日メールで「申告に沿って残業代と深夜労働の賃金を計算してください」と指示を出す、という穏やかな流れになりました。

「経緯報告書」とは、会社側が事実関係を時系列で整理し、労働基準監督署に提出する書面です。法律で提出が義務づけられているものではありませんが、会社側から能動的に提出することで「誠実に対応する意思がある」ことを示すための重要な書類です。

当事務所が実際に作成した報告書は、以下のような構成でした。

この報告書の最大の特徴は、第7・第8・第12にあります。つまり、会社側の労務管理の不備を自分から列挙している点です。

多くの社長は「不備を認めたら不利になるのでは？」と考えます。しかし実務上は、まったく逆です。

労基署は調査のプロです。賃金台帳を見れば出勤簿がないことはすぐに分かりますし、雇用契約書がないことも確認すれば一瞬で判明します。

会社側がそれを隠そうとすれば、監督官は「他にも隠していることがあるのでは」と疑い、より踏み込んだ調査に入ります。最悪の場合、是正勧告だけでなく送検（書類送検）に向けた調査に切り替わるリスクすらあります。

一方、自分から不備を列挙して「反省しています。改善します」と示せば、監督官は「悪質ではない。是正指導で足りる」と判断しやすくなります。

当事務所がサポートした案件で実際に報告書に記載した不備は、以下の7項目でした。

これだけの不備を自ら列挙しているのですから、「隠すつもりはない」という姿勢は明確です。そして、これらの不備は中小企業では珍しくないものばかりです。監督官もそれは分かっています。

大事なのは「不備がない会社」を装うことではなく、「不備を認識していて、直す意思がある会社」だと伝えることです。

ここからは、実際に報告書を作る際に押さえるべきポイントを整理します。

「報告書の構成は分かった。では自分で書ける？」と思った社長もいるかもしれません。

もちろん、社長自身で書くことも不可能ではありません。しかし、実務上はいくつかの壁があります。

たとえば「36協定を届け出していなかった」という不備。多くの社長は「36協定」の存在自体を知りません。知らなければ、報告書に書きようがありません。

また「固定残業代の法的要件を満たしていない」という論点も、一般の方にはハードルが高いものです。「うちは残業代込みの給料を払っているから問題ない」と思っている社長は非常に多いのですが、それが法的に有効な固定残業代といえるかどうかは別問題です。対象時間数や金額を明示していない、超過分の支払いルールを書面化していない、といった不備があれば、固定残業代として認められない可能性が高いのです。

当事務所がサポートした案件では、報告書の作成に加えて、以下のような作業も行いました。

• LINE履歴やレジ記録など客観資料の保全・分析
• 割増賃金の基礎時給の算出と想定リスク額の試算
• 報告書に「書かないほうがいいこと」の判断
• 出頭当日の受け答えの事前レクチャー
• 弁護士との連携（必要に応じて）

特に重要なのは「書かないほうがいいこと」の判断です。報告書はあくまで事実を整理する書面であり、自分に不利なことを何でもかんでも書けばいいわけではありません。法的に意味のない情報を入れてしまうと、かえって争点を広げてしまう危険があります。この取捨選択は、労務トラブルの実務経験がないと難しい部分です。

労基署からの出頭要請は、確かに怖いものです。しかし、初回出頭の段階では、まだ何も決まっていません。

この段階で社長ができる最善の行動は、事実を時系列で整理した報告書を準備し、不備は正直に認め、改善の意思を示すことです。

逆に、最もリスクが高いのは「何も用意せずに行く」ことです。口頭だけの曖昧な説明は、監督官の疑念を招き、より厳格な対応を引き出してしまいます。

もし今、労基署からの出頭要請を受けて「どうすればいいか分からない」という状態であれば、一人で抱え込まず、まずは社労士にご相談ください。

当事務所では、報告書の作成から出頭準備、その後の計算書作成まで、一貫してサポートしています。