給与計算・社会保険

～ 年金事務所の調査で追徴される「本当の原因」と今日からできる対策 ～

「数年に一回、年金事務所の調査が入って、何十万か取られるんだよな」

こうおっしゃる社長は少なくありません。そして、たいていは「まあ運が悪かった」「役所に取られた」で片付けて、翌日からまた同じやり方で給与計算を続けています。

しかし、はっきり申し上げます。年金事務所の調査で追徴されるのは「運」ではありません。給与計算のどこかにミスがあるから、そこを指摘されているのです。

そして、そのミスは次の調査でも繰り返されます。同じ原因が残っている限り、数年おきに何十万円かを持っていかれる構造は変わりません。

この記事では、社会保険労務士として数多くの調査に立ち会ってきた経験から、自分で給与計算をしている中小企業の社長が見落としやすいポイントを7つに絞って解説します。最後に、今すぐ使える「セルフチェック表」もお付けしていますので、ぜひ一度ご自身の会社に当てはめてみてください。

まず、ひとつ確認させてください。年金事務所の調査で「追徴」されるお金は、罰金ではありません。本来納めるべきだった保険料です。

つまり、「取られた」のではなく、「払い忘れていた分をまとめて請求された」というのが正確な表現です。

ここを「運が悪かった」で済ませてしまうと、次のような悪循環に入ります。

逆に言えば、原因さえ特定すれば、次の調査では何も指摘されないということでもあります。追徴ゼロの調査は、実際にたくさんあります。

「調査」と聞くと身構えてしまいますが、まずはどんなものか知っておくだけで不安はかなり減ります。

• 賃金台帳（直近2年分）
• 出勤簿またはタイムカード
• 源泉徴収簿
• 雇用契約書（労働条件通知書）
• 就業規則・賃金規程（あれば）
• 法人の登記簿謄本

以下は、当事務所が調査に立ち会った経験と、年金事務所が近年とくに重点的にチェックしている項目をもとにまとめたものです。

「ミスがあっても、金額は大したことないだろう」と思うかもしれません。しかし、社会保険料の時効は2年です。ミスが見つかると、最大で過去2年分をまとめて請求されます。

これが2人、3人と重なれば、数百万円になることもあります。そして、退職した従業員の本人負担分を後から回収するのは、実際にはかなり困難です。

逆に考えれば、毎月の給与計算が正しければ、追徴は発生しません。調査に来ても「問題なし」で終わります。「何十万円取られる」ことは運命ではなく、防げるコストなのです。

以下のチェック表で、ご自身の会社の状況を確認してみてください。ひとつでも「いいえ」がある場合は、調査で指摘される可能性があります。

「いいえ」がいくつかあった社長にお伝えしたいことがあります。

ここまで一人で給与計算を回してきたこと自体が、すごいことです。

従業員が複数の現場に散らばる会社で、毎日の出退勤を管理し、エクセルで計算し、届出もこなす。事務員を雇わずに社長自ら。それは決して簡単なことではありません。

ただ、社会保険のルールは毎年のように変わります。2024年の適用拡大、算定基礎届の様式変更、現物給与の価額改定。一人で全部追いかけるのは、もう限界が来ている会社も多いのではないでしょうか。

そこで選択肢は3つあります。

もちろん、Aで十分という会社もたくさんあります。チェック表で1〜2項目だけ引っかかった場合は、該当箇所を自分で修正するだけで大丈夫です。

一方、「4項目以上に不安がある」「前回の調査でも指摘されたのに直せていない」という場合は、一度プロに見てもらったほうが結局安くつきます。数年後の追徴で何十万円払うか、今22,000円で診断するか。どちらが合理的かは明らかです。

当事務所では、給与計算に不安をお持ちの経営者向けに、スポットの給与計算チェックを承っています。

「顧問契約をしなければ」というプレッシャーはありません。チェックだけで終わっても構いません。まずは今の状態を正確に把握することが、次の調査への最大の備えです。