労務トラブル・労務管理

～ 「口約束」がいちばん高くつく ～

「アルバイトも含めて全員と契約書なんて交わしたことない」──中小企業の社長からは、こんな声をよく聞きます。

確かに、長い間なんの問題もなく回っていた会社は少なくありません。しかし、次の3つの場面がやってきたとき、「書面がない」ことが致命的な弱点になります。

残業代の計算方法、休日の日数、手当の条件──口約束だけだと「そんな条件は聞いていない」と言われた瞬間、会社側に証拠がありません。退職後に残業代を請求されるケースでは、雇用契約書がない会社ほど不利になります。

キャリアアップ助成金をはじめとする雇用関係の助成金では、審査時に雇用契約書・労働条件通知書の提出が必須です。書面がなければ、申請そのものができません。

さらに審査では、残業代の計算方法や出勤簿との整合性まで細かくチェックされます。書面の不備や法令違反が見つかれば、1人あたり最大80万円の助成金が不支給になることもあるのです。

労働基準監督署の定期監督や申告監督で、最初にチェックされるのが「労働条件の明示」です。書面がなければ、それだけで是正勧告の対象になります。

「まだ大丈夫」ではなく、「いつ来てもおかしくない」と考えておくべきです。

この2つはよく混同されますが、法律上の位置づけがまったく違います。

2024年4月に労働基準法施行規則が改正され、労働条件の明示事項が追加されました。以前の書式をそのまま使っている会社は要注意です。

法律上、明示しなければならない項目は以下のとおりです。①〜⑦は書面での交付が義務（メール・FAXも可）、⑧〜⑭は口頭でもよいとされています。

実務上もっとも効率的なのは、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として1つの書面にまとめる方法です。これなら法律上の明示義務を満たしつつ、従業員との合意の証拠にもなります。

• タイトルは「雇用契約書（兼 労働条件通知書）」とする
• 前述の①〜⑦の書面必須事項をすべて記載する
• 2024年4月改正の追加事項（就業場所・業務内容の変更の範囲、更新上限、無期転換）を忘れずに入れる
• 最後に「上記の労働条件について、会社と本人は合意しました」の一文を入れ、日付と双方の署名欄を設ける
• 2部作成し、1部は必ず従業員に渡す（会社控えだけでは「交付」にならない）

厚生労働省のウェブサイトでは、2024年4月改正に対応した労働条件通知書のモデル様式が公開されています。一から作るよりも、このテンプレートをベースに自社用にカスタマイズするのが確実です。

ただし、テンプレートはあくまで「最低限」です。自社の実態に合わない項目をそのまま使ったり、固定残業代の記載方法を間違えたりすると、かえってトラブルの原因になります。不安な場合は、社労士に相談するのが最短ルートです。

以下の7項目をチェックしてみてください。1つでも「□」が残っていれば、書面の整備が必要です。

雇用契約書・労働条件通知書は、「面倒な書類」ではありません。

• 残業代トラブルを未然に防ぐ「守り」
• 助成金を確実に受け取るための「攻め」
• 労基署の調査に堂々と対応できる「備え」

この3つを同時に叶えるのが、きちんと整備された雇用契約書です。

「何から手をつければいいかわからない」「うちの書面が法改正に対応しているか自信がない」という方は、まず現状を確認するところから始めてみませんか。